Hay circunstancias como la globalización
de los mercados la evolución vertiginosa de las tecnologías, o el nuevo papel –mucho
más “sabio” y activo- que han asumido los consumidores, que afectan a cualquier
empresa, independientemente de su escala. En este contexto, lo único que permanece
es el cambio.
De ahí la importancia de buscar la forma de que las inherentes imprecisiones que se producen no se traduzcan en dificultades duras de afrontar, sino en algo que puede llegar a ser, incluso, estimulante y adecuado para mejorar resultados. El cambio es igual para todos por lo que se trata de adaptarse a las nuevas situaciones mejor y antes que los competidores
La implantación de un nuevo sistema en muchas empresas se debe realizar teniendo en cuenta todos lo detalles posibles y el impacto que traerá para toda las personas que estén en contacto con él
La Implantación
El Diccionario de la Real Academia Española, la define como:
El termino implantar refleja el espíritu de este proceso,
más que poner en funcionamiento un software en una computadora, se entiende que ese proceso busca “insertar” al
sistema en la Organización, cambiando su forma antigua de funcionar, sus
paradigmas y costumbres.
Su Importancia
Con el fin de mejorar la productividad y el rendimiento de
una organización competitiva, es fundamental evaluar las técnicas actuales y la
tecnología disponible para desarrollar sistemas que brinden eficiencia y eficacia de la gestión de la información
relevante.
Principios
Liderazgo de la alta dirección
La dirección debe tener plena conciencia de que la empresa
necesita implantar un sistema para usarlo como herramienta de mejora. Es verdad
que la Dirección mira a través de su prisma económico y valora según sus
beneficios monetarios, pero debe ser el máximo responsable de liderar un nuevo
sistema de gestión bajo la norma que se ha decidido certificar. También debe
hacer partícipe a todo el personal de la empresa en la gestión de la misma y
transmitirle que los beneficios se verán repercutidos en todos.
Participación del personal
Aquí es donde recae uno de los principales motivos del fracaso.
En primer lugar por el responsable de calidad, que por regla general ha sido
asignado a dedo, a la persona que menos carga de trabajo tenía, al becario de
turno o a la simple administrativa. El responsable de calidad debe ser una
persona con libertad de comunicación con todos los departamentos de la empresa
y con conocimiento profundos de todos los procesos de la empresa. Que disponga
de capacidad de decisión para resolver y gestionar las incidencias que se
detecten. En muchas ocasiones el responsable de calidad es un mero
“registrador” de datos, datos que Dirección no analiza por carecer de sentido.
El responsable también debe tener la capacidad de alinear el
sistema en calidad con el éxito del negocio, a través de un enfoque pro activo dirigido no solo al logro de los objetivos de calidad sino también al de los
objetivos del negocio, incluyendo los financieros. El responsable debe ser un
líder y concienciar a todo el personal (incluyendo la alta dirección) acerca de
los benéficos alcanzables, tanto para la organización como para su personal, a
través de una eficaz y eficiente implantación de los principios, requisitos y
directrices.
Preguntar al cliente
En este punto no se refrié que concretamente se le pregunte al
cliente actual sobre su satisfacción o sobre nuestra percepción, también se refiere al
potencial cliente como al mercado en general. Se cae muchas veces en el error
de no tener el conocimiento del mercado y a la competencia por lo que la
capacidad de respuesta será más lenta. Por supuesto que es muy importante saber
lo que nuestro cliente piensa de nosotros y de nuestro producto, que la mayoría
de las ocasiones se hace a través de encuestas
Enfoque de procesos
Enfoque de sistema
Al igual que es muy decisivo la identificación de los procesos
también es de gran importancia que el sistema que se desarrolle a nivel
documental refleje
fielmente los procedimientos que se llevan a cabo. Por
motivos de tiempo y económicos, se contratan servicios que por bajo precio, se
acaba haciendo el “copia y pega” y realmente el sistema que se implanta podría
servir tanto para una empresa de fabricación de embutidos como para un
concesionario de coches.
Mejora continua
Este es uno de los principios básicos que más olvidado está.
Cualquier norma o protocolo nos indica como requisito que se han de hacer
auditorías internas, revisiones del sistema, evaluaciones, inspecciones, entre
otros con el propósito de analizar ese dato que se ha recogido y sea usado para
mejorar el sistema. Por regla general, los objetivos de la Dirección y
los objetivos del sistema llevan rumbos distintos y se tienden a proponer
acciones de mejora en el sistema muy ideales pero que realmente tan solo son
para cubrir el “expediente” y continuar con el proceso de certificación.
Enfoque basado en hechos para
la toma de decisiones
Son muchos los datos y registros que diaria, semanal, mensualmente se recopilan, sí, es verdad. Pero hagamos la siguiente pregunta: ¿hacemos un buen análisis de esos datos? NO. Es muy frecuente encontrar tablas y tablas de datos que se recopilan sin sentido, mientras que se están obviando datos de relevancia. No se debe considerar una pérdida de tiempo el parar un rato a formular indicadores de procesos de relevancia, indicadores que nos proporcionen datos que luego nos puedan servir para mejorar o controlar mejor el proceso. Datos que nos aporten información importante para la posterior toma de decisiones positivas.
Son muchos los datos y registros que diaria, semanal, mensualmente se recopilan, sí, es verdad. Pero hagamos la siguiente pregunta: ¿hacemos un buen análisis de esos datos? NO. Es muy frecuente encontrar tablas y tablas de datos que se recopilan sin sentido, mientras que se están obviando datos de relevancia. No se debe considerar una pérdida de tiempo el parar un rato a formular indicadores de procesos de relevancia, indicadores que nos proporcionen datos que luego nos puedan servir para mejorar o controlar mejor el proceso. Datos que nos aporten información importante para la posterior toma de decisiones positivas.
Contacto con el proveedor
Este es el proveedor que nos va a suministrar algún producto o
servicio que está directamente relacionado y puede afectar al nuestro. Por
ejemplo, de nada sirve que fabriquemos un producto de muy buena calidad, con un
embalaje precioso si luego la agencia de transporte que subcontratamos trata
nuestra mercancía con desprecio, llegando al cliente con desperfectos. Tenemos
que crear una cadena, si a nosotros nuestro cliente nos exige calidad, nosotros
debemos exigir a nuestro proveedor también calidad.
Responsable de
Implantación
Los gerentes de implantación trabajan junto con
los gerentes de proyecto para implementar un sistema de información o un nuevo
proceso en una organización. Realizan tareas que usualmente están bajo la
descripción de rol de un gerente de proyecto. El gerente de implementación o
coordinador difunde información a los trabajadores involucrados y es el
responsable del entrenamiento, pero no el responsable por la creación del proceso.
Responsable de
Operación
El jefe de operaciones o director de operaciones (del
inglés chief operating officer o COO) de una empresa es el ejecutivo responsable
del control de las actividades diarias de la corporación y de manejo de las operaciones. El jefe de operaciones es uno de los puestos
más altos en una organización y reporta directamente al director ejecutivo o a la junta de directores de
la empresa.
Responsable de
Sistemas
Son los encargados de
la instalación, soporte y el mantenimiento de los servidores u otros sistemas informáticos,
así como la planificación y respuesta a interrupciones del servicio y otros
problemas. Otras tareas pueden incluir la programación de secuencias de comando
o programación ligera, para los sistemas de gestión relacionados con los
proyectos
Directores
de los Usuarios
Aportan información
sobre las necesidades planteadas y validan los resultados con el fin de
garantizar la identificación, comprensión e incorporación de todos los
requisitos con las prioridades adecuadas.
Tipos de implantación
Método Paralelo
Una vez que el nuevo
sistema está pronto y operativo el mismo se instala y entra en funcionamiento,
sin interrumpir el uso del sistema anterior. Ambos siguen funcionando simultáneamente,
hasta que se entiende oportuno dejar de utilizar el sistema anterior, dado que
el nuevo funciona adecuadamente.Es recomendable utilizar este método cuando existen algunas de las siguientes situaciones:
- El nuevo sistema es de gran dimensión (tanto por el tamaño en sí mismo del sistema – número de programas que lo integran o porque afecta a un importante número de unidades de la empresa – clientes, proveedores, sucursales, agencias, servicios, productos, etcétera). Un ejemplo podría ser la incorporación de terminales de autoservicio bancario en las sucursales de un Banco en todo el país
- El sistema impacta en forma importante en el negocio. Por ejemplo la automatización de reservas y ventas de pasajes en una compañía aérea. O un sistema de facturación en tiempo real, o un nuevo sistema de procesamiento de tarjetas de crédito.
- De alta sensibilidad (para los trabajadores, clientes, proveedores) Por ejemplo cuando se automatiza un sistema de liquidación de haberes al personal en una empresa, industrial, donde la forma de liquidación es compleja por las tareas y turnos existentes. O cuando a los clientes de una tarjeta de crédito se les proporciona un nuevo estado de cuenta con mejoras respecto al anterior.
VENTAJAS
Este método tiene como mayor ventaja que es más seguro. El
sistema anterior se mantiene en funcionamiento hasta tanto se haya validado el
cien por ciento del nuevo
DESVENTAJAS
Es más costoso, dado que duplica una serie de costos
operativos; la implementación puede ser más lenta, dado que al saber que aún se
dispone del sistema anterior, puede existir una tendencia a demorar las
correcciones del nuevo sistema; los usuarios son reacios al cambio y en la
medida que el nuevo sistema presente dificultades de implementación, se intentará
regresar al sistema anterior que aún está en funcionamiento.
Método Directo
Este método consiste en implementar el nuevo sistema dejando
de lado el sistema anterior, a partir del momento de su instalación. La
operativa se transfiere en forma abrupta, de un día para el otro.
Generalmente se trata de disponer de fines de semana largos o feriados intermedios para disponer de tiempo de reacción ante probables dificultades. Este método es recomendable cuando no existen las situaciones señaladas en el caso anterior, cuando se desea minimizar costos de implantación o cuando se pretende dejar un sistema anterior lo más rápidamente posible.
VENTAJAS
Es menos costoso que
el método paralelo, se obtienen los beneficios del sistema más rápidamente.
DESVENTAJAS
Es más riesgoso, no se
dispone del sistema anterior en caso de falla del nuevo sistema; se requiere
una planificación más cuidadosa, poner a prueba en forma exigente el nuevo
sistema y establecer el mayor número de posibles hipótesis de conflictos con
los procesos de recuperación correspondientes.
Método Piloto
Este método implica
instalar un nuevo sistema en un área de la empresa y luego de aprobado y puesto
a punto, extenderlo al resto de la misma (mediante conversiones en directo o
paralelo). El sistema se prueba en su totalidad en un ámbito restringido de la
empresa (una sucursal, un departamento, con un grupo de clientes, proveedores,
etcétera) para validarlo y luego se generaliza. Un ejemplo puede ser un sistema
de venta en locales, se prueba en un local piloto.
Este sistema es recomendable cuando existe un ámbito de prueba apropiado. Un inconveniente que puede surgir es que en el resto de los locales o departamentos de la empresa, surjan nuevos requerimientos no detectados o definidos previamente.
Este sistema es recomendable cuando existe un ámbito de prueba apropiado. Un inconveniente que puede surgir es que en el resto de los locales o departamentos de la empresa, surjan nuevos requerimientos no detectados o definidos previamente.
Método por Etapas
Este método implica instalar un nuevo sistema en forma gradual. Esto significa que en cada etapa del proceso de instalación se va haciendo experiencia con el sistema nuevo, se va mejorando en función de nuevos requerimientos y superación de problemas que se van encontrando.
VENTAJAS
Cada etapa se va
realizando con los recursos necesarios. Esto permite implementar nuevos
sistemas con recursos más limitados.
DESVENTAJAS
El período de
implantación puede extenderse demasiado, lo cual podría provocar falta de
apoyo de los usuarios. Asimismo, si existieran problemas iniciales en la
implantación, podrían difundirse apreciaciones negativas que perjudicaran el
proceso en el futuro.
Un ejemplo de aplicación de este método puede ser la instalación de cajeros automáticos. En una primera etapa podrían habilitarse transacciones de consulta de saldos y retiros. En una segunda, podrían habilitarse transacciones de depósito y transferencia entre cuentas. En una tercera, podrían ponerse en funcionamiento el pago de servicios a través de la red de cajeros y en una última etapa, podrían interconectarse dos redes de cajeros automáticos diferentes, para ofrecer mayores servicios a los clientes de ambas redes
Documento de Implantación
Tabla de Contenidos
1. Introducción
1.1 Propósito
1.2 Alcance
1.3 Definiciones, Acrónimos, y Abreviaciones
1.4 Referencias
1.5 VistaGlobal
2.Planificación de la Entrega
2.1 Responsabilidades
2.2 Cronograma
3. Recursos
3.1 Facilidades
3.2 Hardware
3.3 Unidad de Implantación
3.3.1 Software de Soporte
3.3.2 Documentación de Soporte
3.3.3 Personal de Soporte (personas, perfiles)
4. Entrenamiento
1. Introducción
1.1 Propósito
EL presente documento describe el conjunto de tareas necesarias para instalar y probar el sistema desarrollado, para que así la transición a los usuarios se realice efectiva y eficientemente. Provee una lista detallada de eventos o cronograma de actividades y dependencias requeridas, formula la estrategia de implantación para el sistema basada en el alcance y limitaciones.
La idea es hacer referencia al diagrama de despliegue del Documento de Arquitectura, pero sin sustituirlo, sólo complementarlo.
1.2 Alcance
Este documento se inicia en la fase de Elaboración y se concreta en la fase de Construcción, buscando definir la lista de tareas o agenda de implantación que incluye la preparación del ambiente para la transición y ejecución del sistema, el entrenamiento de los usuarios y detalles de los futuros procedimientos de soporte.
También se van a definir las dependencias y los recursos necesarios tanto de software como de hardware para poder instalar el sistema, es decir, los condicionantes de la implantación. En base a esto se determina la factibilidad del proceso de implantación (si se puede llevar a cabo).
1.3 Definiciones, Acrónimos, y Abreviaciones
Esta etapa tiene como fin establecer el vocabulario de términos que forman parte del sistema, de manera que todos los participantes "hablen el mismo idioma
1.4 Referencias
Se hace cita de documentos asociados al desarrollo del sistema, que sirvan para el soporte, validación y verificación de lo presentado en este documento
1.5 Vista Global
Se crea el equipo de implantación determinando los recursos humanos necesarios para la instalación del sistema de software desarrollado y para realizar las pruebas luego de implantado y la aceptación de los usuarios.
En este documento se van a presentar las descripciones de todos aquellos recursos necesarios para llevar a cabo la implantación del sistema
También se puede apreciar cómo se van a planificar las actividades de instalación del sistema, donde cada uno de los involucrados del equipo de desarrollo del sistema tendrá un conjunto de responsabilidades durante la ejecución de ésta actividad.
A continuación se puede mostrar el diagrama de Despliegue correspondiente al ambiente de desarrollo, imagen que viene de la vista de implantación.
2. Planificación de la Entrega
Para poder llevar a cabo la implantación del sistema desarrollado, es necesario establecer un compromiso por parte de los clientes y el grupo de desarrolladores.
Las tareas o responsabilidades que deberá llevar a cabo el equipo se enfoca en la realización de pruebas del sistema (Casos de Prueba), para asegurarnos de que el sistema puede ser llevado a otro ambiente de trabajo diferente a las computadoras personales del grupo de desarrolladores.
Cuando se hayan realizado estas pruebas el grupo de desarrolladores tiene el compromiso de instalar el sistema totalmente operativo
2.2 Cronograma
A continuación se describe un cronograma aproximado de las actividades.
3. Recursos
3.1 Facilidades
Se especifican las de ventajas por parte del equipo de desarrolladores y aquellas que proporciona el software, adicional se hace hincapié en los soporte que se le presta al cliente (instalación, pruebas, documentación y aquellos a los que el grupo se comprometió una vez comenzado el sistema)
3.2 Hardware
En cuanto a los requisitos de hardware necesarios para la implantación del sistema desarrollado se especifica todos aquellos que se necesita para que el sistema sea productivo (tarjeta madre, conexiones de red, disco duro y demás dispositivos)
3.3 Unidad de Implantación
3.3.1 Software de Soporte
El sistema operativo necesario Linux/Ubuntu o Windows XP/Vista//8/7 Mac.(Según la plataforma en el cual se desarrolló o puede ser trabajado)
El manejador de base de datos.
El software que se utiliza para el desarrollo del sistema (de ser necesario)
3.3.2 Documentación de Soporte
Toda la documentación para el soporte del sistema, manuales, actividades, aquellos datos susceptibles que puedan ser utilizados para comprobar algo
3.3.3 Personal de Soporte
El personal de soporte estará conformado por el grupo de desarrolladores del sistema, adicional se especifica los tipos de usuario que serán encargado de administrar el sistema, ya que esto van a tener la responsabilidad de asignar privilegios y de crear los respectivos usuarios del sistema. Y va a poder examinar el comportamiento del sistema en intervalos de tiempo determinados.
Se debe tener en cuenta como se trabajara el sistema según los requisitos exigidos por el cliente
4. Entrenamiento
Se especifica el tiempo que tendrá el entrenamiento del personal teniendo en cuenta el tiempo de adaptación y del aprendizaje de los usuarios, adicional se debe realizar un manual de usuario.
Etapas de implantación
Etapa
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Descripción
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1.- Adiestramiento a usuarios
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Debe de ser a nivel de escuela; se debe llevar a cabo usando los manuales e instructivos obtenidos del diseño de sistemas.
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2.- Prueba del sistema por usuarios
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Es la actividad que reafirma a cada uno de ellos lo que aprendió en el adiestramiento. Es muy importante que ellos produzcan los datos de prueba de acuerdo con el plan de la misma.
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3.- Aprobación de resultados de la prueba
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La aprobación de los resultados de la prueba la deberán hacer los usuarios a la luz de los que su grupo de prueba les reporte al finalizar el tiempo de prueba.
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4.- Conversión al sistema
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Consiste en la implantación de los procedimientos contenidos en los diferentes manuales e instructivos obtenidos en el paso del diseño de sistemas.
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5.- Liberación del sistema
|
Consiste en la entrega formal del sistema al usuario por parte de los comités de factibilidad y técnico.
|
Integrantes: Annysabel Araujo, Johana Perez, Martha Sosa, Lilibeth Herrera, Rosmery Quiroga y Ender Valero
